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谈谈如何提高团队工作效率?

在一次研发团队的周会中,笔者所在团队就「如何提高工作效率?」进行了一次头脑风暴式开放讨论。对于提升效率这件事儿大家都有自己的看法,并纷纷发表了自己的见解。本文在此记录这次开发式讨论的内容并总结反思自己在这件事上的思考。

头脑风暴式开放讨论作为研发部门日常周会的一部分环节,一般情况下是隔周进行一次,在周五下午进行。会议进行的流程分:开放讨论、分析、总结和行动四个环节。开放讨论环节在白板上全面记录下每个人的看法;分析环节是观点提出人说明自己的见解,而其他人可以选择认同或者反对;总结环节将根据大家一同分析出结果,探讨问题背后深层次的原因以及大家都认可的、当前团队急需解决的核心问题;最后将这些问题的认知通过流程、组织、考核与复盘等具体行动机制,落实到往后的开发实践中。

周会头脑风暴-如何提高工作效率?

一、引言

讨论话题:如何提高工作效率?

仅从个人角度,讨论那个人在日常的工作中,如何提升自己的效率。首先说明下,这里想讨论的范围限定在“从个人角度”,所以话题尽量以寻找自己的“内因”为主,而不要涉及外部环境因素的影响。想必无论哪个行业、哪种工作都会涉及到工作效率的问题。而人与人之间,其实有很大的不同,无论在思维、情绪还是习性等方方面面。但是,至少有一点是相同的:优秀的人,都认同或具有相似的优秀品性。

现在有些人对“提升工作效率”有点儿排斥心理,他们认为这就是一种“员工压榨”的说法,反而美其名曰“研发效能”。而笔者观察,往往是那些不求上进的“混日子的“的油腻职场人会产生这种想法。殊不知,提升自己的工作效率,是自己能力升值。工作效率提升上去了,到哪儿都能展现自己,应该自己“走上坡”的基本能力要求。

大家可以先想想下面几个问题,从“现象”到“本质”,讨论效率提升的方法论。这里大家先花5分钟时间在心里想想,并记录总结下自己认为关键的要点。

  • 1. 每天的时间都花在哪了?
  • 2. 如何度量效率?
  • 3. 个人工作中有哪些因素影响效率?
  • 4. 影响个人效率的深层次的原因是什么?
  • 5. 如何有效的提高自己的工作效率?

 

二、开放讨论

经过大家逐一发言,这里详细罗列出所有人开放讨论抛出的观点。有些观点存在共同点,这里不再复述。讨论的时间在30分钟以上,大家就自己工作效率不高的原因进行的概述说。

观点一:

(1)计划没规划详细、清楚;(2)需求不明确;(3)工作中发现更好的方法(不影响结果、目标)

观点二:

(1)目标明确;(2)阶段清楚;(3)合适的方法论

观点三:

(1)好的精神状态;(2)专业技能

观点四:

(1)对业务不熟悉;(2)计划赶不上变化

观点五:

(1)缺乏文档;(2)对工具不熟悉

观点六:

(1)事前准备;(2)要做什么、怎么做;(3)遇到的问题、边界;(4)注意事项及其影响

观点七:

(1)目标、方向不明确;(2)做事的态度;(3)做事方式;(4)时间观念;(5)方法论、工具;(6)情绪、压力

 

三、分析

在经过开放式讨论罗列了各自的观点后,再逐一按照上面的观点,大家可以选择认同或者反对,并谈谈自己对这个观点的看法。详细的分析环境这里不再细致描述,这里仅就具有代表性的观点谈谈认同或反对的意见。

关于观点一的第一点“计划没规划详细、清楚”有部分同学认同。他们认为自己做工作规划的能力存在不足,在做事之前没有深入、彻底地想清楚事情的处理逻辑;在事情进展的后期会发现很多没有预想到的情况发展等等。第二点“需求不明确”也有部分同学赞同,尤其是在需求评审过程和详细的开发过程中,冲突比较明显。往往出现的问题是,在需求评审阶段,开发、测试不care需求底层的逻辑,而到了具体的开发阶段才发现某某需求、业务存在问题等现象。

关于观点二中的讲到的“目标明确”大家都认同,一致认为,一个清晰的目标往往使大家更专注的做事情。还有就是对项目开发的流程不清楚,简单来讲就是“什么人在什么阶段该干什么事情”不是很明确。而对于方法论这个观点,有些人认为对业务不熟悉、项目缺乏文档,对内部技术栈、工具栈道使用还不是很明确(这点在新入职的同学中尤其如此)。

还有一部分同学认为,个人的精神状态比较重要。只有在一个愉快的状态、充沛的体力下才能更高效的做事情。其次,还有个人的情绪(也包括其他人在工作中对自己的情绪影响)。就每个的习性而言,不同人的性子是不一样的,这就导致做事的方式、时间的观念存在很大的区别。

讨论过程中,一位实习生认为,在做事情先需要的准备不过明确,对自己到底需要做什么不太清晰。在工作过程中,往往不知道怎么做,而遇到问题也不知道该找谁来具体处理这个问题,对这个问题的思考可能因为边界不清楚而走错了方向。在处理这个过程中,由于经验不足往往忽视了应该注意的一些坑,以及这些坑对结果的影响。但此种种,最终导致做了很多的无效工,从而拖慢了工作认为。

笔者在最后也提出了自己的观点并说明了自己的看法。主要有几点:目标、方向,态度,时间观点,方法论、工具。关于目标和方向,大家一致认同,目标和方向是大前提。态度和时间观念,大家认识较浅,没有深层次的进行自我反思。对时间观念还停留在自己以前阶段的水平,殊不知随着职场工作经验的增长,我们对时间观念的理解应该更加清楚和明确。

在每种观点不断的讨论、分析中,我们对影响个人工作效率这件事儿算是有了较为全面的认识。概括性的总结下,大家一致认为影响工作效率大概有几个方面:规划、目标、方法论、专业技能、太多、时间观念和压力。

 

四、总结

那经过上面对每种不同观点的说明及其分析,大家高度认同的想法有:

1. 做事前需规划详细清楚

2. 需有明确的目标

3. 需有合适的方法论

4. 需有良好的精神状态

5. 需提升专业技能、熟悉业务

6. 需完善文档及参考文档、学会运用工具提高效率

7. 需有正确的态度

8. 需有良好的时间观念

9. 需学会自我调节压力

至此,大家对「如何提升工作效率?」这件事的影响因素算是有了全面的认识,那针对这些需要团队和个人改进的不足,我们在今后的工作中应该如何做呢?

 

五、行动

在清楚了影响大家工作效率的影响原因后,团队成员们一起确定目标,把提升工作效率形成今后的工作重点。将后续计划需落实到实际行动,并定期复盘。针对上述问题,提出了统一认可的近乎“一对一”行动方案,具体的措施有:

1. 文档结构化维护

2. 对目标的认知需升级

3. 定期培训、教练交流、技术分享

4. 增加对工作的热爱程序及热情(对口)

5. 适度的压力,学会及时沟通与反馈

6. 学会时间管理

7. 调整自己的态度(心态)

8. 情绪管理:自我认识、主观改变

9. 激励:leader反思、后续行动

 

在项目管理过程中,重要的是发现问题,在深入分析问题的本质之后,要及时制定相应的措施,通过调整、变革形成一套适应上述变化的流程、组织与考核机制。另外,我们要不断完善并增强透明、可复盘和可跟踪的全流程管理机制,从每个人的角色视角,从初始需求、完整构建、部署交付的产品生命周期的各个时间维度,全面反思并总结当前阶段存在的问题并阶段性复盘解决。

 



这篇博文由 s0nnet 于2021年08月15日发表在 工程能力, 技术管理 分类下, 通告目前不可用,你可以至底部留下评论。
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